עסקים שאינם שורדים הינם עסקים שנוכחים לדעת שתזרים המזומנים שלהם הופך מחיובי לשלילי.
כדי לא להגיע למצב כזה חשוב לתעד את הוצאות והכנסות
העסקים – קטנים וגדולים כאחד.
תיעוד זה מונע את המצב שבו לבעל העסק אין מידע זמין ואמין לגבי מצבו הפיננסי של העסק בכל רגע נתון.
כשהוא מבין שההוצאות עולות על ההכנסות והעסק אינו רווחי – פעמים רבות זה כבר מאוחר מדי.
בכתבה זו נסביר מדוע תיעוד ההכנסות וההוצאות של העסק הינו כה חשוב לקיומו התקין של העסק ולצמיחתו.
הטיפים בנושא זה הינם בשיתוף חברת הייעוץ העסקי frontis.co.il
חשיבות תיעוד ההוצאות וההכנסות להצלחת עסקים קטנים
כל עסק קטן המקפיד על ניהול כספי תקין צריך לבצע תיעוד של הוצאות והכנסות.
אלו הם שני הפרמטרים המשמעותיים ביותר עבור העסק והם גם יקבעו בשורה התחתונה – האם העסק רווחי או אינו רווחי.
ההכנסות הן הפעילויות שמייצרות כסף עבור העסק. אם עסק לא מצליח להכניס מספיק כסף הוא נחשב כעסק שלא משתלם לו להמשיך את פעילותו בשוק.
ההוצאות לעומתן – קבועות או משתנות – הם הכספים שהעסק מוציא מקופתו ומשלם עבור חומרי גלם, מוצרים, ספקים ועוד.
ההפרש בין ההכנסות להוצאות הוא הרווח של העסק והוא זה שנותן את המידע האמין ביותר על הצלחת העסק.
בשל כל הנאמר לעיל, קיימת חשיבות רבה לתעד את ההכנסות וההוצאות ולגזור מהן את שורת הרווח.
תיעוד הנתונים מאפשר לבעל העסק לדעת מהו מצבו הפיננסי של העסק ולהימנע מלהגיע למצב שתזרים המזומנים בעסק יתגלה פתאום כשלילי, בגלל העובדה המצערת שהוצאותיו של העסק גבוהות מאשר הכנסותיו.
איך מתבצע התיעוד?
התיעוד חייב להתבצע בכל פעם שיש הוצאה או הכנסה לעסק – על בסיס יומי וכן ניתן לעשותו על בסיס חודשי או שנתי.
כך נאספים הנתונים ומתוכם ניתן לבדוק האם כל הוצאה מכספי העסק היתה הכרחית, האם ניתן היה לחסוך אותה, האם ההכנסה שהגיעה ממוצר מסוים היתה רווחית ביחס להוצאות היצור שלו וכדו'. הוצאות ארוכות טווח, כמו תשלומים לספק מסוים ניתן לבחון לאורך תקופה אם היו ריאליות מבחינת היכולת הכלכלית של העסק ואם לא – האם כדאי לעשות סקר שווקים ולחפש ספק אחר זול יותר.
מבחינת הכנסות – כשהרישום והתיעוד שלהן מתבצע כראוי ניתן לדעת במדויק מה מצב הכנסות העסק בכל נקודת זמן וכמה כספים עומדים לרשות העסק כדי להשקיע אותם הלאה בפעילויותיו השונות.
תיעוד הוצאות והכנסות העסק מאפשר לדעת האם הוא רווחי
רק רישום ותיעוד מדויק של הוצאות והכנסות העסק יכול לתת אינפורמציה מהימנה על גובה הרווח בעסק.
ישנם כמה סוגים של הוצאות בעסק:
הוצאות קבועות
הוצאות חודשיות ללא קשר להכנסות ולהוצאות בכל חודש, כגון: שכירות, חשמל, ארנונה וכדו'. אלו הוצאות שקל לתעד.
הוצאות משתנות
על ציוד משרדי, מחשב חדש, ריהוט משרדי וכדו'. הוצאות שאינן חוזרות כל חודש, אלא בהתאם לצורכים שמתעוררים בעסק או הוצאות שסכומן אינו קבוע.
הוצאות אלו יותר קשות יותר לתיעוד.
עסקים המוגדרים כעסקים מורשים או חברות צריכים לדווח כל חודש או חודשיים (תלוי בעסק) על הכנסותיהם והוצאותיהם, לשלם מע"מ ומקדמות מס הכנסה.
לתיעוד תקין יש יתרונות כגון:
– שליטה על ההוצאות – על מה משולם הכסף וכמה שולם.
– המצב הכלכלי של העסק כל הזמן ידוע ומובן.
– בכל נקודת זמן יודעים אם העסק רווחי או לא.
– בעלי העסק יחושו שליטה על ניהול העסק.
– ניהול הכספים בעסק הינו תקין וחוקי.
– מצב תזרים המזומנים נמצא כל הזמן תחת פיקוח ובקרה.
תיעוד הכנסות והוצאות לעסקים קטנים בצורה דיגיטלית
ניהול הוצאות והכנסות דיגיטלי יכול להתאים לעסקים קטנים שהנהלת החשבונות שלהם נעשית בתוך העסק.
כשנעזרים במערכת ממוחשבת לתיעוד ההכנסות וההוצאות – תהליך זה נעשה יעיל ונוח.
שני הפרמטרים הללו מתועדים באופן דיגיטלי וכך ניתן לעקוב ללא כל קושי אחרי תזרים המזומנים – באופן מאורגן, מסודר ויעיל.
