במהלך ניהול העסקים רשאי העסק לרשום את התקבולים ואת התשלומים בספר קופה נפרד. סיכומי ספר הקופה יועברו לאחר מכן ליומן ולספר הראשי. להלן מספר כללים שנוגעים לסדרי הרישום:
- בספר הקופה יירשם כל תקבול במזומנים, בשיקים מידיים, או בשיקים דחויים. כמו כן ירשמו בספר זה החיובים בכרטיסי אשראי. ניתן לייעד טורים מיוחדים לכל סוג של תקבול, כדי להקל בהמשך על המיון ועל השיוך לחשבונות המתאימים, בעת העברת הסיכומים לספר הראשי.
- כל התשלומים במזומנים או בשיקים של לקוחות שהוסבו ירשמו בטורים נפרדים.
- אם העסק מנהל גם ספר פדיון יומי או שהוא מפעיל קופה רושמת, יתווספו לספר זה גם הנתונים המסוכמים שמתקבלים מהם.
- ליד כל תקבול וליד כל תשלום יצוין תאריך הביצוע, וכן מספר הקשר לתיעוד ששימש אסמכתא לרישום.
- יתרת חשבון הקופה צריכה להתאים לסכומים שנמצאים בפועל בקופה.
- סכומי מס ערך מוסף יירשמו בנפרד, או שהתקבולים והתשלומים שכוללים מס ערך מוסף יופרדו מסכומים אחרים, כדי שאפשר יהיה לחלץ את נתוני המס. לדוגמה: תקבולים ממכירות ירשמו בנפרד מתקבולים הנובעים מגביית חובות.
- ספר הקופה צריך להיות כרוך, דפיו יהיו ממוספרים מראש במספרים עוקבים, והספר יוחזק באותו מקום בו מוחזקים המזומנים.
ספר תקבולים ותשלומים
עסקים מסוימים נדרשים לנהל ספר תקבולים ותשלומים. בעסקים אלה יהיה ספר זה הרישום העיקרי, אם על פי הדרישות של שלטונות המס לא מוטלת עליהם חובה לנהל מערכת ספרי חשבון לפי “השיטה הכפולה“.
בספר זה יירשם כל תקבול הנוגע להכנסות העסקיות. אם כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויי (מספר השיק והבנק עליו נמשך). כמו כן נדרש לרשום בספר זה כל תשלום במזומן ובשיק הנוגע להוצאות העסקיות, בין אם השיק הוסב מהקופה ובין אם נמשך מחשבון העו״ש של העסק. ליד כל נתון יצויין התיעוד והתאריך.
אם מתנהל בעסק גם ספר פדיון יומי או שנעשה שימוש בקופה רושמת, יירשם בספר התקבולים והתשלומים סיכום הפדיון היומי.
בטורים נפרדים של ספר התקבולים והתשלומים, או בסימול מיוחד, ירשמו תקבולים ותשלומים המתייחסים לרכישת נכסים או למכירת נכסים ששימשו את העסק. הרישום צריך להבטיח את הזיהוי של מרכיב המע״מ בכל עסקה וכן את סכומי מס הכנסה שנוכו במקור ע״י לקוחות העסק.
שלטונות המס דורשים שספר התקבולים והתשלומים יהיה כרוך ודפיו יהיו ממוספרים מראש. מספר הדף והשורה בהם נרשם מסמך, יצויינו על גבי התיעוד.
